رئيس فريق ضبط الوثائق

تولَّ قيادة فريق ضبط الوثائق للمحافظة على دقة مستندات مشروعات يو سي سي في الأردن وتحديثها وسلامة تداولها وحمايتها.

نطاق الدور

• استلام وتسجيل العقود والمراسلات والاتفاقيات والوثائق التجارية والعينات وبيانات طرق التنفيذ وطلبات المعلومات، وتوزيعها وفق المصفوفة المعتمدة وسياسات الجودة.

المهام والمسؤوليات

• تنظيم وثائق أنشطة المشروعات ومراسلاتها ومخرجاتها وحفظها، ووضع إجراءات ومعايير موحدة لضبطها.
• إدارة الإصدارات والتعديلات وضمان وصول المعنيين إلى النسخ الأحدث، وتوزيع الوثائق في الوقت المناسب بصلاحيات ملائمة.
• مراجعة الوثائق وتدقيق اكتمالها وصحتها وامتثالها للمعايير والمتطلبات التنظيمية.
• تدريب الفرق على الإجراءات والبرمجيات والممارسات المناسبة، والتنسيق مع مديري المشروعات والمهندسين والمقاولين لحل مشكلات تبادل الوثائق.
• تقييم مخاطر فقد البيانات أو الوصول غير المصرح أو أخطاء الوثائق، ووضع إجراءات حماية وخطط بديلة.
• حماية السرية وأمن المعلومات الحساسة بضبط الوصول والتشفير وحماية البيانات.
• تحسين الأنظمة والأدوات والإجراءات باستخدام التقنية والأتمتة حيثما كان ذلك مناسبًا.
• دعم مبادرات الصحة والسلامة والبيئة والتوعية والإبلاغ عن الحوادث ومعالجتها وفق سياسات الشركة ونظام الإدارة المتكامل.

المؤهلات والمهارات

• شهادة بكالوريوس.
• خبرة عملية لا تقل عن خمس سنوات، منها ثلاث سنوات ذات صلة؛ وتُعد خبرة سنتين في دول مجلس التعاون الخليجي ميزة إضافية.
• إتقان أنظمة إدارة الوثائق مثل شيربوينت أو دوكيومنتوم أو بروكور.
• معرفة المتطلبات التنظيمية ومعايير القطاع والممارسات المهنية، ودقة في ترقيم المستندات ووسم بياناتها الوصفية وضبط إصداراتها.
• تواصل واضح وقدرة على معالجة الاختلافات والوثائق المفقودة وتعارض الإصدارات.
• معرفة بأنظمة تخطيط موارد المؤسسة، وتُفضّل المهارات الوظيفية في نظام ساب (SAP).
• المرونة والقدرة على التكيف والقيادة والالتزام بالجودة والإلمام باستخدام الذكاء الاصطناعي.
• كفاءات المستوى الثاني في النسخ الاحتياطي والاستعادة وأجهزة تخزين البيانات وإدارة السجلات والنشر المكتبي وحفظ السجلات اليومية.